Hvert af kontiene i denne ligning viser på en virksomheds balance og revisorer bruger debet- og kreditposter til registrering af transaktioner på hver konto.
Dobbeltregistrering har været i brug i over 600 år og blev først set i brug af banker og handlende i Italien.
Double-entry regnskab defineret
Troværdigt for sit navn er dobbeltregistrering en standard regnskabsmetode, der involverer registrering af hver transaktion i mindst to konti, hvilket medfører en debet til et eller flere konti og en kredit til et eller flere konti.
Det samlede beløb for transaktionerne skal i hvert tilfælde afbalanceres, og det sikres, at alle dollars tegnes. Debitter er typisk noteret på venstre side af storlegen, mens kreditter typisk er noteret på højre side.
Offentlige virksomheder skal bruge dobbeltregistreringssystemet for regnskabsføring, som det kræves ifølge loven. Offentlige virksomheder skal følge regnskabsreglerne og metoderne dikteret af almindeligt anerkendte regnskabsprincipper (GAAP), som kontrolleres af den ikke-statslige enhed, Financial Accounting Standards Board (FASB).
Dobbeltregnskaber tjener også som den mest effektive måde for et selskab at overvåge sin økonomiske vækst, især som forretningsomfanget vokser.
Holde nøjagtige bøger
Når virksomhedens forretning vokser, øges sandsynligheden for skrivefejl. Selvom dobbeltregistrering ikke helt forhindrer fejl, begrænser den effekten af eventuelle fejl på det samlede regnskab.
Da kontiene er oprettet for at kontrollere hver transaktion for at være sikker på, at den afbalancerer, vil fejl hurtigt blive markeret til revisorer, før fejlen producerer efterfølgende fejl i en dominoeffekt. Derudover gør kontostrukturens art det lettere at spore tilbage gennem indgange for at finde ud af, hvor en fejl opstod.
Kontotyper
Når du anvender dobbeltregistrering, skal du bruge flere typer konti. Nedenfor er nogle vigtige kontotyper.
Asset konti viser dollars forbundet med ting en virksomhed ejer, såsom kontanter i sin kontrol konto eller prisen betalt for dets lager.
Ansvarskonti viser, hvad firmaet skylder, som et boliglån, udstyrslån eller kreditkortbalancer.
Indkomstregnskaber repræsenterer modtagne penge, såsom salgsindtægter og renteindtægter.
Omkostningskonti viser penge brugt, herunder købte varer til salg, lønomkostninger, leje og reklame.
Dobbeltregistreringssystemet kræver et kontoplan, som består af alle de balance- og resultatopgørelseskonti, hvori revisorer foretager indgange. Et givet selskab kan tilføje konti og skræddersy dem til mere specifikt at reflektere virksomhedens drift, regnskab og rapporteringsbehov.
Brug af regnskabssoftware
De fleste regnskabsmæssige software til erhvervslivet bruger dobbeltregistrering; uden denne funktion ville en revisor have svært ved at spore oplysninger som lagerbeholdning og gældsforpligtelser og udarbejde årsskiftet og skattejournaler. Den grundlæggende dobbeltregistreringsstruktur indeholder softwarepakker til virksomheder. Når du opsætter softwaren, vil et firma konfigurere sit generiske kort over konti for at afspejle de faktiske konti, der allerede er brugt af virksomheden.
Regnskabsmæssig software producerer normalt flere forskellige typer finansielle og regnskabsmæssige rapporter ud over balancen, resultatopgørelsen og opgørelse over pengestrømme. En almindelig anvendt rapport, kaldet prøvebalancen, lister hver konto i den generelle hovedbog, der har nogen aktivitet.
Forsøgsbalancen markerer alle de konti, der har en normal debitbalance og dem med en normal kreditbalance.
Summen af prøvebalancen skal altid være nul, og de samlede debiteringer skal være nøjagtigt ens med de samlede kreditter.
Eksempler på dobbeltregistrering
Som et eksempel på dobbeltregistrering, hvis du skulle optage salgsindtægter på $ 500, skal du lave to poster: en debitering på $ 500 for at øge balancekontoen kaldet "Cash" og en kreditindtastning på $ 500 til øge resultatopgørelsen konto kaldet "indtjening."
Et andet eksempel kan være køb af en ny computer til $ 1.000. I dette eksempel skal du indtaste en debitering på $ 1.000 for at øge din resultatopgørelse "Teknologikostnadskonto" og en $ 1.000 kredit for at reducere din balance "Kontant" -konto.
Det modsatte gælder også: Hvis din virksomhed låner penge fra en bank, vil dine aktiver stige, men dine forpligtelser vil også stige med samme beløb. Dobbeltregistreringsregnskabet kontrollerer nøjagtigheden, fordi summen af kontiene med debetbeløb skal svare til summen af kreditbalancekonti, når du har udfyldt dine indtastninger, og sikrer, at du har fanget begge dele af transaktionen.