Hvorfor udliciterer virksomheder?
Der er mange grunde til, at et selskab kan vælge at outsource visse forretningsfunktioner. Nogle af de mest almindelige årsager er:
- Reduktion og styring af driftsomkostninger
- Forbedring af virksomhedens fokus
- Få adgang til verdensklasse muligheder
- Frigør interne ressourcer til andre formål
- Effektivisering eller øget effektivitet til tidskrævende funktioner
- Maksimering af brug af eksterne ressourcer
- Deling af risici med en partnervirksomhed
Men disse grunde er ikke nok til at gennemføre et vellykket outsourcingprogram. Faktisk skal virksomheder sikre, at de overvejer alle komponenterne og er i stand til at opfylde kravene til vellykket outsourcing.
Krav til vellykket outsourcing
I de tidlige dage var reduktion af omkostninger eller antal personer de mest almindelige årsager til at outsource. I dag er bilisterne ofte mere strategiske og fokuserer på at udføre værdiskabende aktiviteter internt, hvor en organisation bedst kan udnytte sine egne kernekompetencer.
De kritiske områder for et vellykket outsourcingprogram omfatter:
- Klarhed vedrørende virksomhedens mål og målsætninger
- En strategisk vision og plan
- Leverandørvalg
- Forholdsforvaltning
- Korrekt struktureret underentreprise og leverandøraftaler
- Åben kommunikation med interessenter
- Senior lederskabsstøtte og involvering
- Pas på opmærksomheden på personaleproblemer
- Kortfristet økonomisk begrundelse
Lad os dykke lidt dybere ind i to af disse krav: åben kommunikation og ledelse og ledelse af ledende ledere.
Åben kommunikation
Åben kommunikation og executive support er særligt vigtige for en vellykket outsourcing-proces. Der bør desuden tages hensyn til en brugbar serviceniveauaftale (SLA), som er åben til rådighed for alle involverede medarbejdere.
Uanset udfaldet af outsourcingsordningen er styring af forandring afgørende for programmets succes. Vurdering af interessentkrav er det første led i denne proces, og det er afgørende at have åbne kommunikationskanaler i løbet af denne tid. Alle berørte burde være involveret i processen.
Executive Support
Strategiske målsætninger, som outsourcinginitiativer, skal komme fra virksomhedens øverste echelon. Ledelsen skal formulere målene og målene for outsourcing-initiativet og kommunikere, hvordan processen vil gavne organisationen.
Dagens ledere ser frem og erkender, at ansvaret for at sikre succesen med deres virksomheds outsourcing-initiativer, stopper ikke, når blækket har tørret på kontrakten, men det har desværre ikke altid været tilfældet.
Sådan undgås Outsourcing med Relationship Management
Kombinationen af usikkerhed og manglende opmærksomhed på kritiske detaljer har skabt et nutidsscenarium, hvor 25 procent af outsourcingkontrakterne ifølge Gartner-koncernen genforhandles eller annulleres inden for tre år. Løbende styring af forholdet er vigtigt. Ledelsen skal være involveret i løbet af kontraktens gennemførelse.
Ikke alene bør der være en klart defineret eskaleringsprocedure, men øverste ledelse skal møde med passende intervaller for at diskutere outsourcingforholdet. Møder skal også afholdes på operationelt plan for at rette op på outsourcingkontraktens arbejde i praksis, at identificere og løse eventuelle problemer, der er opstået, og at acceptere ændringer for at sikre fortsat tilfredshed