Arkivering af økonomiske data er en personlig præference og ikke et krav (selvom det altid er sikkerhedskopieret !). Nogle Quicken-brugere opretter en arkiveret kopi af deres data i slutningen af hvert år, men du kan måske beslutte at arkivere en del af datafilen, når den er et par år gammel.
Arkivkommandoen i Quicken laver en kopi af transaktioner før og inklusive en dato, du angiver. Du mister ikke nogen transaktioner, da arkivering i denne software ikke opdeler de arkiverede transaktioner fra den oprindelige datafil.
Før du begynder, skal du være sikker på at du arbejder med datafilen, du vil arkivere. Hvis du kun har brugt en datafil, er dette ikke et problem.
01 Hvordan Quicken Arkiver Works og Kom i gang
Bemærk: Hvis du bruger en ældre Quicken-version, vil du se vinduet Årsafslutningskopiering, der vises på denne side. Nyere versioner viser billedet i trin 2 i denne vejledning.
Start Quicken File Archive Process
Hvis du bruger en ældre Quicken-version:
- I Quicken skal du klikke på File øverst til venstre og derefter File Operations
- Klik på Årets Kopi
- Vælg Arkiv, og klik på OK
Hvis du bruger en nyere Quicken-version, vil du se vinduet Opret et årsafslutningskopi med to muligheder:
- Vælg dette for at arkivere dine data, mens alle transaktioner i din datafil holdes: Aktuel datafil, vælg Do nothing. Min nuværende datafil forbliver uændret.
- Vælg denne mulighed med en dato for at fjerne ældre transaktioner fra din datafil samtidig med at du arkiverer: Jeg vil kun have transaktioner i min nuværende datafil, der begynder med denne dato. I fremtiden kan du få adgang til transaktioner, der er blevet skåret fra din datafil ved at åbne arkivfilen.
02 Indstil et filnavn og en placering for den arkiverede fil
Ældre Quicken Versioner: Quicken tildeler et navn til arkivfilen ved at sætte de to sidste cifre i året i slutningen af filnavnet.
Nyere versioner: Quicken tilføjer BKP til filnavnet.
Du kan ændre filnavn og placering, uanset hvilket år din version af Quicken er.
Navngivning af en Quicken-arkivfil:
- Datafilnavne begynder med et skråstreg og slutter med .QDF. Indtast et nyt filnavn direkte mellem skråstreg og .QDF.
- Disse tegn kan ikke bruges i filnavne: *? | ": \ /.
- Ligesom de fleste accepterer Quickens standardfilnavn, accepterer de simpelthen også filens placering. Du kan ændre placeringen ved at klikke på Gennemse ved siden af filnavnet og derefter navigere din computers filstruktur til den placering, du vil have arkivet gemt i. Hvis du vil gemme arkivet på en cd, USB eller anden ekstern mediekilde, Vælg drevbogstavet, når du har klikket på Gennemse. For at gemme arkivfilen til en online backup service, skal du vælge den filmappe og / eller drevbogstav, som din tjeneste bruger. Hvis du ikke kan finde ud af dette, skal du blot gemme arkivfilen på skrivebordet og derefter flytte den til backup-mappen eller applikationen.
- Quicken vedhæftede filer arkiveres kun, hvis der er plads nok på din computer.
03 Vælg Dato for Quicken Arkivfilen
Hvis du har en nyere version af Quicken, og du har valgt "Do nothing" -alternativet, der er diskuteret i trin 1, skal du følge disse instruktioner. Hvis du valgte den anden mulighed, skal du springe til næste trin.
Hvis du bruger en tidligere version af Quicken, skal du følge disse instruktioner:
- Du kan enten acceptere Quickens arkivdato for "arkivdata til og med" eller ændre datoen for at arkivere transaktioner, der forekommer før og på en dato, du angiver.
- Du kan klikke i datafeltet og indtaste en ny dato.
- Eller klik på kalender symbolet til højre for datafeltet, og brug pilene på hver side af måneden til at navigere frem og tilbage gennem kalenderen. Når du kommer til den måned du ønsker, skal du blot klikke på dagen i måneden for at udfylde datoen.
04 Gem arkivfilen
Hvis du vælger at kigge på arkivfilen, kan du vende tilbage til din oprindelige datafil ved at klikke på Fil og derefter vælge den oprindelige fil fra listen nær bunden af de valg, der vises i pop op-vinduet.
Advarsel! Du må ikke ændre arkivet!
Du bør ikke foretage ændringer i transaktioner i en Quicken-arkivfil, bare til din oprindelige datafil. Du kan sikre, at der ikke foretages ændringer ved fejl ved at indstille en transaktionsadgangskode, som gør det muligt at se dataene, men der kan ikke foretages ændringer uden at indtaste adgangskoden. Du kan også indstille en filadgangskode, så ingen andre kan se filen eller ændre det.