De bedste sikre måder at sende skattedokumenter til din revisor

by William Perez

Modstå opfordringen til at bruge e-mail

I en alder af Internettet bliver det stadig mere og mere almindeligt på skatte tid, for folk kan udnytte hjælp fra fagfolk og revisorer, som måske er ubelejlige. Det kan være fristende at simpelthen sende de nødvendige oplysninger, men det er ikke den bedste idé.

Du vil gerne sørge for, at dine skattedokumenter leveres til din autoriserede revisor, registreret agent eller anden skattefaglig på den mest sikre og pålidelige måde. Skattedokumenter indeholder meget følsomme oplysninger som dit navn, adresse, socialsikringsnumre for dig og dine pårørende, hvor mange penge du tjener, og hvor du banker. Og det er bare for startere. Hvis disse data falder i de forkerte hænder, kan du ende med at blive offer for identitetstyveri.

Her er nogle tips til at sikre, at dine dokumenter og dine data ankommer til deres destination intakt og sikkert.

Opdateret januar 2018 af Beverly Bird

01 Lav en liste

Lav en liste over alle dine W-2s , 1099s og andre skatrelaterede dokumenter. Dette opnår to ting: Du ved præcis, hvad du sendte til din revisor og hvis noget går tabt og ikke kommer i den anden ende, kan du identificere, hvad det var. Du har også starten på en tjekliste for næste års skatforberedelse.

02 Lav sikkerhedskopier

Hvis du sender de faktiske papirkopier af dine skattedokumenter, gør dig selv en tjeneste og kopier dem alle først. På den måde vil du ikke være uden kritisk information, hvis de rent faktisk går tabt. Du kan kopiere dem eller scanne dem til billed- eller PDF-filer, og gem dem på din pc og på et flashdrev som en ekstra forholdsregel. Men du gør det, sørg for at have en sikkerhedskopi, inden du sender papirarbejdet til din revisor.

03 Det bedste valg er håndlevering

Når en spion ønsker at sikre, at et dokument leveres til den rigtige person på det rigtige tidspunkt i filmene, leverer han det personligt. Han tager ikke chancen for at det kan blive opsnappet.

Du kan sætte denne old-school-taktik til at fungere for dig ved at levere dine skattedokumenter til din revisor, hvis det overhovedet er muligt. Giv dem i det mindste deres assistent, sekretær, receptionist eller andet kontorpersonale. Dette eliminerer enhver risiko for, at de vil gå tabt i transmission eller blive opsnappet af eavesdroppere.

04 Sende dine dokumenter

Mail levering er ret sikker og er nok din næstbedste løsning, hvis du bor i Philadelphia og din revisor er i Pittsburgh, så håndlevering er bare ikke en mulighed.

Dine dokumenter er beskyttet mod afslappet aflytning i kraft af at være pakket ind i en konvolut. Åbning af andres mail er en forbrydelse, i det mindste i USA, og selvom det måske ikke afskrækker en bestemt kriminel, er der i det mindste lov om bøgerne at straffe lovovertrædere.

Når det er sagt, kan dokumenterne og undertiden blive tabt eller beskadiget i posten, så det kan være en god ide at sende de sikkerhedskopier, du har lavet, frem for originalerne. Og overveje at bruge en form for bekræftelse af levering eller signatur eller omgå den amerikanske posttjeneste fuldstændigt og brug en leveringstjeneste i stedet for f.eks. Federal Express eller UPS.

05 Faxning af dine dokumenter

Faxning af dokumenter til din revisor kan være en hurtig måde at levere dem på og det er relativt sikkert. Så længe revisorens telefonlinje ikke er tappet, er chancerne gode, at din transmission ikke bliver opfanget af identitetstyvene. Men vær helt sikker på at du har faxnummeret korrekt.

Der er et par ulemper. Faxede dokumenter kan til tider svære at læse, og det sidste en skattefaglig ønsker at gøre er at sidde der gætte om et nummer er en seks eller en otte eller tager yderligere tid til at ringe til dig for at finde ud af. Fax fungerer bedst, hvis du bare skal sende et par sider. For længere dokumenter og især for dokumenter, der indeholder oplysninger på begge sider af en side, er fax muligvis ikke den bedste løsning.

06 Hvis du skal bruge e-mail ...

E-mail er praktisk og hurtig, men det kan tilbyde lige så meget sikkerhed som et postkort. Medmindre du tager forholdsregler, kan en hvilken som helst netværksoperatør se indholdet af din email og se dine vedhæftede filer. Uanset om de er opmærksomme og faktisk sporer indholdet er ved siden af punktet, er der stadig potentiale.

Kontroller, om din revisor bruger sikker filudvekslingssoftware som LeapFile. Mange gør, ifølge Chip Capelli, en revisor i Provincetown, Massachusetts, og dette kan være en spilskifter.

I det mindste skal du placere dine skattedokumenter inde i en krypteret wrapper som f.eks. En adgangskodebeskyttet DOC-, PDF- eller ZIP-fil. "Scan alt til en PDF og derefter kodeordet beskytte det," siger Capelli. Send aldrig oplysninger, som du vil beholde privat, f.eks. Dit Social Security-nummer, som almindelig tekst i din email-besked. Hvad hvis du ved et uheld sender beskeden til den forkerte adresse, eller er din email scannet, og de data, der høstes af din tjenesteudbyder? Ved at træffe forholdsregler for at sikre dine skattedokumenter beskytter du din økonomi.

Hvis værre kommer til værst

Kom straks ud til Internal Revenue Service, hvis du opdager, at du er blevet kompromitteret på trods af din bedste indsats. Faktisk kan du kontakte IRS, hvis du selv synes, at du måske har været kompromitteret IRS vil undersøge. Indsend formular 10439 for at rapportere skattesvig eller mistanke om svig af denne art. Du kan få adgang til formularen på IRS hjemmeside sammen med oplysninger om hvor du skal maile eller faxe den.