Anmodning om formular W-9 fra uafhængige entreprenører

Hvornår og hvorfor har du brug for Form W-9?

Du kan ikke udfylde og udstede Forms 1099-MISC til dine leverandører eller uafhængige entreprenører, medmindre du først får en udfyldt blanket W-9 fra hver af dem. Du skal kende navn, adresse og skatteyder identifikationsnummer for hver leverandør eller entreprenør, der kræver 1099-MISC.

Hvem skal udstede formularer 1099-C?

Instruktionerne for Form 1099-MISC fra Internal Revenue Service forklarer de forskellige situationer, der kræver, at en virksomhed udsteder Forms 1099-MISC.

Du skal udfylde, arkivere og udstede denne formular til alle leverandører eller entreprenører - ikke ansatte - som du har betalt $ 600 eller mere i løbet af året.

En medarbejder er enhver, der arbejder dig eller din virksomhedskontrol. Hvis du betaler nogen til at svare på dine telefoner, er han højst sandsynligt en medarbejder, fordi du sætter sine timer og dikterer, hvad han skal gøre, mens han er døgnet rundt. Medarbejdere kræver ikke 1099-MISC-formular.

Hvis du betaler nogen for at rense dit kontor, når du ikke er åben for forretning, og han ankommer og gør det til tider efterladt efter eget skøn, er han højst sandsynligt en uafhængig entreprenør, og han kræver Form 1099-MISC. Internal Revenue Service forklarer de finere punkter for at identificere uafhængige entreprenører kontra medarbejdere.

Undtagelser til kontrahenten / sælgerens regel

Du behøver ikke udstede 1099-MISC-formularer til C- og S-virksomheder eller til enheder, fra hvem du køber produkter, såsom varer, du senere videresælger.

Betalinger foretaget til entreprenører og leverandører via betalingskort, kreditkort eller via tredjeparter som PayPal er også fritaget - IRS bruger en anden metode til at spore disse transaktioner.

Hvornår skal du bede om en udfyldt blanket W-9?

Det er en god praksis at anmode om, at en uafhængig entreprenør leverer en udfyldt blanket W-9, så snart virksomheden ved, at den bliver nødt til at udstede ham 1099.

Men nogle gange lader vi disse anmodninger glide indtil januar, når vi kigger over vores regnskaber og indser, at vi ikke har nået det.

Hvis du skal udstede en 1099-MISC og ikke har en færdiggjort W-9-formular på filen, skal du sige noget som: "Hej, jeg skal sende din 1099-MISC inden udgangen af ​​januar, og jeg indså jeg har ikke en W-9 fra dig. Kan du udfylde en og sende den til mig? " Dette gør det muligt for entreprenøren at vide, at oplysningerne på Form W-9 vil blive brugt til at generere et specifikt skattedokument.

Opmuntre folk til at sende dig deres udfyldte Form W-9'er på en sikker måde. En gennemført W-9 indeholder følsomme oplysninger som f.eks. En persons socialsikringsnummer. Disse data skal opbevares så private og sikre som muligt for at minimere risikoen for, at data falder i de forkerte hænder. Det anbefales ikke at sende en udfyldt blanket W-9 som en usikker filvedhæftning til en e-mail. Bed om at modtage det via post, håndlevering eller som en adgangskodebeskyttet filvedhæftning til en e-mail.

BEMÆRK: Skattelovgivningen ændres regelmæssigt, og ovenstående oplysninger kan ikke afspejle de seneste ændringer. Kontakt venligst en skattefaglig for at få den mest opdaterede rådgivning. Oplysningerne i denne artikel er ikke beregnet som skatterådgivning og er ikke erstatning for skatterådgivning.

Yderligere læsning:

• Få mere at vide om Form W-9
• Download en blank form W-9 fra IRS (pdf)
• Download instruktionerne til anmodning om formular W-9 fra IRS (pdf)
• Sådan udarbejder du Form 1099-MISC for 2013 (Om Business Law & Skatter)