Ved du, hvad dine økonomiske data siger?
Derfor er det vigtigt at holde en nøjagtig og opdateret balance. Når du kører en virksomhed, skal du vide, hvad midlerne går ind, hvad der udbetales og den aktuelle værdi af alt, hvad du bruger i den daglige drift.
Balance Sheets Forklaret
En balance giver et overblik over virksomhedens aktiver og passiver. Aktiver er alt, hvad din virksomhed OWNS. Forpligtelser er alt, hvad din virksomhed OWES. Hvad der er tilbage, er din "bogførte værdi", kendt som kapitalandele, afhængigt af om du arbejder som eneejer eller som et selskab med aktionærer.
Forståelse af aktiver
Ved udarbejdelse af en balance skal aktiverne opdeles i forskellige kategorier. Pengene fra salg (kundefordringer) adskiller sig fra værdien af lagerbeholdning, og adskillelse af aktiver giver dig en klarere ide om, hvor meget kontant du skal arbejde med. Når alt kommer til alt kan 2 millioner dollars i råvarer være et aktiv, men du kan ikke udnytte det til at betale næste måneds brugsregninger.
Likvide aktiver
Denne kategori omfatter likvider som penge i bankkonti , indskudsbeviser, obligationer og andre kilder, der hurtigt kan oversættes til kontanter uden at miste nogen værdi. Kundefordringer, en liste over betalinger eller salg, der venter på at blive afregnet, betragtes også som likvide aktiver.
Hvis du har nogle kortsigtede investeringer, der kan sælges, hvis det er nødvendigt, skal din balance også afspejle det.
Omsætningsaktiver
Omsætningsaktiver er aktiver, som konverteres til kontanter eller opbruges inden for de næste tolv måneder. Kundefordringer er det mest almindelige nuværende aktiv. Andre eksempler omfatter kortfristede investeringer, lagerbeholdninger og forudbetalte udgifter
Faste aktiver
Aktiver, der betragtes som " anlægsaktiver ", omfatter de arealer og bygninger, som din virksomhed ejer, samt udstyr, maskiner og køretøjer, du bruger regelmæssigt. For eksempel, hvis du driver en restaurant, der også tilbyder en leveringstjeneste, regnes dine ovne, køleskabe, frysere og varebiler som anlægsaktiver.
Andre aktiver
Kategorien bruges til at holde styr på ikke-likvide aktiver, der forventes ikke at blive konverteret til kontanter inden for de næste tolv måneder. Det mest almindelige eksempel kan være et depositum på dit kontor, som udlejer vil holde fast i løbet af lejekontraktens løbetid.
For at bestemme dine samlede aktiver skal du tilføje din likvide, nuværende, anlægsaktiver og andre aktiver sammen. Det er den samlede værdi af enhver potentiel form for kontanter i din virksomhed.
Forståelse af gæld
Ligesom med aktiver har virksomheder mere end én form for ansvar.
Disse opgøres også separat på balancen, så du kan se, hvad du skal håndtere nu og hvilke udgifter der vil komme op i fremtiden.
Nuværende forpligtelser
Alt hvad du skal betale inden for de næste tolv måneder betragtes som en løbende forpligtelse. Det kan indeholde gældsforpligtelser, som er udestående saldi til dem, der leverer lager og service til din virksomhed, og lønninger optjent af medarbejdere, der endnu ikke er udbetalt. Månedlige regninger kan også falde ind under denne kategori.
Langsigtede forpligtelser
Hvis du har udgifter eller betalinger, der går ud over det aktuelle år, er disse opført som langsigtede forpligtelser. En realkreditbalance er et almindeligt eksempel på en langsigtet forpligtelse. Løbende betalinger eller månedlige leverancer kan også være langsigtede, hvis du forventer, at de fortsætter i mere end 12 måneder.
Betydningen af at forene
Selvfølgelig, for at vide præcis, hvor mange aktiver og passiver din virksomhed har at gøre med, skal du afstemme dine bank- og kreditkortopgørelser regelmæssigt. Det er simpelthen at antage, at alle de transaktioner, du har skrevet ned, og dem, der faktisk er gået igennem, er det samme, kan du komme i problemer, når det kommer tid til at betale regninger eller filafgifter.
Kontoudtog
Afstemning af dine kontoudtog er afgørende for at sikre sikkerheden for dine forretningsmidler. Når du går igennem en månedlig oversigt, skal du tjekke hver transaktion mod dit eget register, og sørg for, at det matcher. Du kan finde betalinger eller indskud, som du har glemt at skrive ned; trække eller tilføj disse i overensstemmelse hermed. Match alle udgående kontrolnumre til dine optegnelser for at sikre, at ingen mangler og, hvis nogen, ringe til banken for at bekræfte disse udgifter og opdatere dit register.
At sikre, at dine poster matcher bankerne, hjælper dig med at undgå store fejl og opretholder en præcis konto over de penge, du har til rådighed. Det er nemt at lave en fejl ved at skrive noget ned, når du er midt i et hundrede andre ting, og det tager tid at afstemme din kontoudskrift, så du kan spare dig for en stor økonomisk hovedpine senere.
Hvis du overgår dine bankerklæringer, vil du også advare dig mod enhver bedrageri eller tyveri. Desværre kan dette være et ikke-så usædvanligt problem, når det kommer til bogføring og vedligeholdelse af din normale kontoaktivitet, hjælpe dig med at identificere forkerte eller bedrageriske afgifter, før de begynder at tilføje op.
Kreditkorterklæringer
De penge, som din virksomhed udbetaler, er lige så vigtig som de penge, der kommer ind. Se over din månedlige kreditkortopgørelse, så snart den kommer, og hold øje med duplikatafgifter eller uautoriserede køb. Hvis du støder på enhver aktivitet, der virker mistænkelig, skal du kontakte det firma, der udstedte kreditkortet, og få det straks annulleret.
For lovlige køb skal du sørge for at alle afgifter er korrekte. Utilsigtet dobbeltopkrævning eller en fejl i en citeret pris kan resultere i, at din virksomhed udbetaler mere end det skal til dine leverandører. Løs disse problemer så hurtigt som muligt og dobbeltsjekke for at sikre, at du har regnet med alle køb foretaget i løbet af måneden.
Når du har afstemt begge udsagn, skal du kontrollere de resulterende beløb i forhold til din balance og foretage de nødvendige ændringer, så de alle matcher. Pointen med at gøre alt dette hver måned er at forhindre skadelige tab og overvåge, hvor godt du håndterer forretningsmidler som helhed.
Reducere gælden
At have et omfattende overblik over virksomhedens aktiver og passiver gør det nemt at se, hvor pengene går, og hvordan du bedre kan styre udgifterne. Mange små virksomheder starter med et underskud i form af lån eller kreditter, der skal betales over tid for at fungere i den sorte. Jo bedre du forstår dine forretningsfinanser, jo lettere vil det være at finde måder at bringe dine sager i balance og reducere gælden.
En korrekt styret balance giver dig mulighed for at forblive på toppen af enhver transaktion, der opstår under den daglige drift af din virksomhed. Det giver dig noget at vise banken, hvis de har brug for en oversigt over din virksomheds værdi, forsikrer nuværende investorer om, at din økonomi er under kontrol, og det kan være et værktøj til at rejse ekstra investeringskapital. Som en virksomhedsejer tilbyder en nøjagtig balance roen i at vide, at din økonomi er i orden, og du har et klart billede af, hvor mange penge der er til rådighed til at dække de udgifter, der uundgåeligt opstår, når du kører din virksomhed.